Wij gaan persoonsgegevens van u verwerken op het moment dat u naar ons door wordt verwezen door uw behandelaar. We verwerken uw gegevens vanaf dat moment op basis van uw veronderstelde toestemming omdat we uitgaan dat u een behandelovereenkomst met Ciro zal afsluiten.
Ciro verwerkt algemene en bijzondere persoonsgegevens. Hierbij verwerkt Ciro zo min mogelijk persoonsgegevens van u.
- Om contact met u op te kunnen nemen, verwerkt Ciro uw naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres.
- Voor uw medische behandeling verwerkt Ciro uw contactgegevens, een foto, uw gezondheidsgegevens waaronder de gegevens die:
- u zelf aan Ciro medewerkers heeft verstrekt,
- uw verwijzer naar Ciro heeft gestuurd,
- door uw behandelaar(s) met uw toestemming bij andere behandelaars zijn opgevraagd.
- Op basis van wettelijke verplichtingen verwerkt Ciro uw Burger Service Nummer (BSN).
- Voor de financiële afhandeling verwerkt Ciro financiële gegevens zoals een rekeningnummer, zorgverzekeringnummer, zorgverzekeraar
- Om de verleende zorg te declareren worden een beperkt aantal gegevens uit uw medisch dossier verwerkt.
Recht op bescherming van uw persoonlijke gegevens
Om een goede behandeling mogelijk te maken, leggen wij uw persoonlijke gegevens vast. Daarin is onder meer geregeld:
- wie toegang heeft tot uw gegevens;
- hoe lang de gegevens worden bewaard;
- aan wie uw gegevens worden verstrekt;
- hoe uw gegevens worden beveiligd.
Behandeling
Op het moment dat uw behandelaar met uw goedkeuring u naar Ciro verwijst, heeft u toestemming verleend aan Ciro om uw persoonsgegevens voor uw behandeling te verwerken. Uw gegevens worden door uw behandelaars van Ciro vastgelegd in één centraal dossier. Het dossier bevat aantekeningen over uw gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen. Ook gegevens die met uw toestemming zijn opgevraagd bij uw huisarts of een medisch specialist in een ander ziekenhuis worden hierin vastgelegd. Alle medewerkers betrokken bij uw behandeling hebben toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun taak. Daarnaast overleggen zij met elkaar om zo tot de best mogelijke behandeling te komen. Al deze medewerkers hebben een zelfstandig beroepsgeheim of een geheimhoudingsplicht.
Voor zover dat relevant is voor uw behandeling of voor het voortzetten van uw behandeling elders wordt een doorverwijzing met u besproken. Als u akkoord gaat met de doorverwijzing worden relevante gegevens verstrekt aan andere hulpverleners, tenzij u daar uitdrukkelijk bezwaar tegen maakt. Vóór het delen van uw persoonsgegevens die niet wettelijk verplicht zijn of geen relatie met uw behandeling hebben, informeert Ciro u en vraagt Ciro u daarvoor toestemming wil verlenen. U bent niet verplicht om uw toestemming te geven.
Toegang tot uw gegevens
Ciro werkt ook samen met andere organisaties. Ciro heeft afspraken met deze andere organisaties gemaakt om zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan en zorg te dragen voor de privacy en veiligheid van uw persoonsgegevens.
Familieleden en contactpersonen
Gegevens worden enkel verstrekt aan uw familieleden als u daar toestemming voor geeft. Als familieleden of vrienden aanwezig zijn tijdens gesprekken met behandelaars, gaan we er automatisch van uit dat zij de informatie die u ontvangt mogen horen, tenzij u anders aangeeft.
Onze patiënten wordt gevraagd om contactpersonen door te geven met wie Ciro contact op mag nemen en of met deze contactpersoon medische gegevens gedeeld mogen worden. Als uw gegevens door een patiënt van Ciro als contactpersoon worden doorgegeven dan verwerken wij in het medisch dossier van de patiënt uw naam, uw voorletters, uw telefoonnummer of eventueel andere contactgegevens zoals een e-mailadres en uw relatie met de patiënt.
Ciro volgt de wettelijke richtlijnen voor vertegenwoordiger van een patiënt bij eventuele vragen van familieleden of contactpersonen.
Overheden
Gegevens uit uw dossier worden aan anderen verstrekt als dat wettelijk is voorgeschreven. Bijvoorbeeld: de behandelend arts moet een infectieziekte melden aan de directeur van de GGD.
Bewaartermijn
Uw gegevens worden in principe niet langer bewaard dan wettelijk voorgeschreven is. De algemene bewaartermijn is twintig jaar maar de termijn kan ook langer zijn. Dat kan van belang zijn voor als bijvoorbeeld als gegevens voor uw behandeling langer nodig zijn. Als een beroep wordt gedaan op het vernietigingsrecht kan de bewaartermijn korter zijn.
Rechten met betrekking tot uw medisch dossier:
Voor uw medische gegevens heeft u rechten op basis van de gezondheidszorgwetgeving namelijk:
- Afschrift van medisch dossier: U heeft er recht op uw gegevens in te zien en u kunt om een afschrift van uw gegevens vragen. Ciro zal binnen één maand voldoen aan dit verzoek, tenzij dit in strijd is met het privacybelang van een ander. Op basis van de privacywetgeving heeft u recht op 1 gratis kopie. Voor het verstrekken van extra kopieën vraagt Ciro een vergoeding. Deze bedraagt € 5,00 (incl. btw) bij minder dan 100 pagina’s of € 22,50 (incl. btw) bij meer dan 100 pagina’s.
- Patiëntenportaal MijnCiro.nl: Via MijnCiro.nl heeft u toegang tot een deel van uw medisch dossier en inzage in uw gegevens is ook mogelijk (en gratis). Via deze beveiligde omgeving kunt u zelfstandig en zonder tussenkomst van Ciro een deel van uw medisch dossier bekijken. Ciro ondersteunt het gebruik van een Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO). U kunt deze informatie ook lezen in uw eigen PGO. Ga voor meer informatie naar www.PGO.nl.
- Recht op aanvulling, correctie en afscherming: Als uw persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn of het doel waarvoor uw gegevens zijn verzameld er niet toe doet, kunt u de arts vragen deze binnen 4 weken te corrigeren. Dit recht heeft slechts betrekking op ‘feiten’: gegevens zoals naam en geboortedatum, waarover in het algemeen geen verschil van mening kan bestaan. Het recht om een wijziging aan te vragen is niet bedoeld om persoonsgegevens bestaande uit professionele indrukken, meningen en conclusies, waarmee u het oneens bent te corrigeren. U kunt wel vragen een door u afgegeven verklaring over de gegevens aan het dossier toe te voegen.
- Recht op verwijdering en vernietiging: U kunt uw behandelend arts of de verantwoordelijke vragen (een deel van) uw gegevens te vernietigen. Een verzoek tot vernietiging van gegevens wordt binnen drie maanden uitgevoerd, tenzij uw behandelend arts aannemelijk maakt dat het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor iemand anders, of omdat een wettelijke bepaling vernietiging verbiedt.
- Formulier voor inzage, afschrift, correctie of vernietiging: Ciro heeft een formulier voor inzage, afschrift, correctie of vernietiging van uw medische gegevens als u een beroep wil doen op deze rechten. U kunt het formulier voor inzage, afschrift, correctie of vernietiging ten aanzien van uw medische gegevens opvragen via medischdossier@ciro-horn.nl
Kwaliteitsverbetering
Kwaliteit moet consequent worden gemeten. Het is een wettelijke verplichting voor alle instellingen in de zorgsector om te voldoen aan de Kwaliteitswet Zorginstellingen.
Uw gegevens worden mogelijk gebruikt in het kader van kwaliteitsverbetering zoals:
- intercollegiale of toetsingen van behandelaars onder elkaar
- meldingen van incidenten om verbetermaatregelen te kunnen treffen.
Voor kwaliteitsverbeteringen en incidenten worden zoveel mogelijk gecodeerde of anonieme persoonsgegevens gebruikt. Soms zullen ook gegevens van u gebruikt moeten worden die tot u herleidbaar zijn.
Toegang tot uw gegevens hebben alleen medewerkers die voor het uitvoeren van het afhandelen van incidenten of kwaliteitsverbetering toegang tot uw gegevens nodig hebben. De toegang tot uw gegevens wordt hierbij zoveel mogelijk beperkt.
Uw persoonsgegevens worden uitsluitend voor kwaliteitsverbetering in een apart systeem verwerkt. Alle informatie van dit systeem is niet openbaar en is voor een beperkt aantal medewerkers toegankelijk die een geheimhoudingsplicht hebben. Indien er een incident plaatsvindt dat op u van toepassing is, zal Ciro u hierover informeren. Hoewel Ciro een rapport opstelt met bevindingen over het incident, is dit rapport voor intern gebruik en heeft u geen recht op inzage of een kopie. Medewerkers die betrokken zijn bij deze rapportages kunnen zich beroepen op hun verschoningsrecht als zij worden opgeroepen als getuige in een juridische procedure.
Een voorbeeld hiervan is een dossieronderzoek naar een nieuwe werkwijze of een nieuw ingevoerde behandeling, met als doel het beoordelen en verbeteren van de behandeling en het eigen functioneren.
U mag bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor kwaliteitsverbeteringen en incidenten. Ciro respecteert uw keuze behalve voor wettelijke verplichtingen waarvoor Ciro genoodzaakt is om uw persoonsgegevens, te gebruiken.
Als u bezwaar heeft tegen het gebruik van uw gegevens in het kader van kwaliteitsverbetering kunt u dit kenbaar maken door:
Wetenschappelijk onderzoek
Het is mogelijk dat een medewerker van Ciro u vraagt om op geheel vrijwillige basis deel te nemen aan wetenschappelijk onderzoek. Hiervoor is uw toestemming vereist. Uw besluit om wel of niet mee te doen wordt gerespecteerd en heeft verder geen invloed op uw behandeling.
Als u meedoet en toestemming verleent voor uw deelname aan het wetenschappelijk onderzoek dan verwerkt Ciro:
- uw contactgegevens
- de gegevens waarvoor u voor het onderzoek toestemming hebt gegeven.
Voor ieder wetenschappelijk onderzoek waar u toestemming moet geven, wordt u apart geïnformeerd via de proefpersoneninformatie van het wetenschappelijk onderzoek.
Daarnaast kunnen uw gegevens die al worden verzameld voor de behandeling, gebruikt worden voor wetenschappelijk onderzoek. Uw gegevens worden gecodeerd en zijn niet direct herleidbaar tot uw persoon. Op basis van artikel 89 van de AVG en artikel 7:458 van het Burgerlijk Wetboek hoeft Ciro u hiervoor geen toestemming te vragen. U mag bezwaar maken tegen dit gebruik van uw gegevens.
Als u bezwaar heeft tegen het gebruik van uw gegevens in het kader van wetenschappelijk onderzoek kunt u dit kenbaar maken door:
Formulier ‘aantekenen van bezwaar’
U kunt het formulier via deze link downloaden.
